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Sobre o Cliente
Legacy School – Franquia de colégios particulares com ensino cristão
- Website: https://legacyschool.com.br/
- Setor: Educação (Ensino Particular)
- Localização: Rio de Janeiro, RJ
- Status: Líder em crescimento no setor educacional do RJ
O Desafio
A Legacy School enfrentava um desafio aparentemente simples, mas crítico para o crescimento: criar um sistema eficiente para capturar leads qualificados de pais interessados em matricular seus filhos, garantindo que cada lead fosse direcionado para a unidade correta.
Contexto do Crescimento
- Início do projeto: 22 unidades ativas
- Julho 2025: 45+ unidades operacionais
- Previsão: +5 novas unidades confirmadas para 2025
Problemas Identificados
- Escalabilidade: Como manter eficiência com o crescimento exponencial de unidades?
- Direcionamento: Como garantir que cada lead chegue à unidade correta?
- Acompanhamento: Como monitorar e reportar performance de leads diariamente?
A Solução Estratégica
Pensamento Escalável
Desde o início, antecipei o crescimento da rede e desenvolvi uma arquitetura que pudesse escalar naturalmente, sem necessidade de reconfiguração manual a cada nova unidade.
Tecnologia Implementada
Plugin Forminator com sistema de roteamento inteligente
Fluxo de Funcionamento
- Captura de Lead: Usuário preenche formulário (Cadastro de Matrícula ou Fale Conosco)
- Seleção de Unidade: Lead escolhe a unidade de interesse
- Redirecionamento Automático: Sistema direciona para WhatsApp específico da unidade
- Relatório Diário: Email automático com métricas de leads capturados
Exemplos de Unidades Ativas
- Barra da Tijuca
- Recreio 1
- Ilha Pura
- Icaraí
- [+41 outras unidades ativas]
Implementação Técnica
A solução foi construída sobre uma fundação sólida de tecnologias integradas. O WordPress serviu como base do sistema, proporcionando a flexibilidade necessária para customizações avançadas, enquanto o Elementor permitiu criar interfaces intuitivas e responsivas para os formulários de captura de leads.
O coração do sistema reside no Forminator, plugin que oferece as funcionalidades avançadas de roteamento e automação necessárias para gerenciar múltiplas unidades simultaneamente. Esta escolha estratégica permitiu implementar lógicas complexas de direcionamento sem comprometer a performance ou a usabilidade.
A integração com a Gmail API automatiza completamente o envio de relatórios diários, garantindo que os gestores recebam informações atualizadas sobre leads capturados, origem das conversões e performance por unidade. Paralelamente, a integração com o WhatsApp Business cria um funil de conversão otimizado, direcionando cada lead qualificado imediatamente para o canal de comunicação mais eficaz da respectiva unidade.
Resultados e Impacto Transformador
A implementação desta solução demonstrou resultados extraordinários que transcendem simples métricas técnicas. O crescimento de 104% no número de unidades, saltando de 22 para mais de 45 unidades ativas, comprova a eficácia da arquitetura escalável desenvolvida. Mais impressionante ainda é o fato de que esse crescimento exponencial não demandou nenhuma reconfiguração manual do sistema, validando completamente a visão estratégica inicial.
A operação contínua por mais de um ano sem qualquer falha representa um marco significativo em termos de confiabilidade. Este período demonstra que a solução não apenas funciona teoricamente, mas mantém performance consistente sob condições reais de uso intensivo. Os relatórios diários automatizados transformaram a forma como a Legacy School monitora e otimiza suas campanhas, fornecendo dados precisos que orientam decisões estratégicas sobre expansão e investimento em marketing.
O impacto mais notável, porém, reside na escalabilidade infinita alcançada. O sistema está preparado para suportar não apenas as 5 novas unidades confirmadas para 2025, mas qualquer quantidade de expansão futura, sem limitações técnicas ou necessidade de retrabalho. Esta preparação para crescimento ilimitado representa um diferencial competitivo crucial para uma franquia em expansão acelerada.
Diferenciais Estratégicos
Este projeto exemplifica uma abordagem verdadeiramente estratégica para desenvolvimento de sistemas escaláveis. Ao antecipar o crescimento exponencial da Legacy School de 22 para mais de 45 unidades, foi possível criar uma arquitetura que não apenas resolve o problema imediato, mas se adapta organicamente ao crescimento futuro. Esta visão de longo prazo eliminou a necessidade de retrabalho e garantiu que cada nova unidade pudesse ser integrada ao sistema sem qualquer intervenção manual.
A automação inteligente implementada vai além do simples roteamento de leads. O sistema analisa a seleção do usuário e executa uma série de ações coordenadas: direcionamento para o WhatsApp correto, registro do lead no banco de dados, e envio de relatórios consolidados para a gestão. Esta orchestração de processos automatizados representa não apenas uma economia de tempo, mas uma transformação fundamental na forma como a Legacy School gerencia seus leads e monitora a performance de suas campanhas.
O impacto mensurável deste projeto se manifesta em mais de um ano de operação contínua sem falhas, demonstrando a robustez e confiabilidade da solução. Cada dia útil, os gestores recebem relatórios detalhados que permitem acompanhar o desempenho das campanhas em tempo real, fornecendo dados cruciais para tomadas de decisão estratégicas sobre marketing e expansão.
Lições Aprendidas
Este projeto demonstra a importância de:
- Pensar em escala desde o início
- Escolher ferramentas flexíveis e robustas
- Automatizar processos repetitivos
- Criar sistemas de monitoramento e relatórios
Conclusão
O sistema de formulários desenvolvido para a Legacy School representa mais que uma solução técnica – é um exemplo concreto de como o pensamento estratégico pode transformar desafios operacionais em vantagens competitivas. A capacidade de antecipar o crescimento exponencial da rede e criar uma arquitetura que escala automaticamente resultou em uma solução que não apenas acompanha, mas potencializa o crescimento do negócio.
Com mais de um ano de operação ininterrupta, crescimento de 104% no número de unidades atendidas e preparação para expansão ilimitada, este projeto demonstra que investir em soluções escaláveis desde o início não é apenas uma escolha técnica inteligente, mas uma estratégia de negócio fundamental para empresas em crescimento acelerado.
A Legacy School agora possui um sistema que cresce junto com seus objetivos, liberando recursos para focar no que realmente importa: educar e formar as próximas gerações com excelência e valores cristãos sólidos.
Stack Tecnológico: WordPress, Elementor, Forminator, Gmail API, WhatsApp Business
Período: 2024 – Presente (1+ ano em produção)
Status: Ativo e escalando continuamente
